履歴書の書き方を紹介。転職するなら知るべき基礎知識

転職したいと考えても、実際にどう動けば良いのかイマイチ分からないと悩む方も少なくありません。

特に多くの方が悩むのが、履歴書の書き方についてではないでしょうか。

履歴書などの必要書類は、書く機会がそれほど多いわけではないため、どんな書き方が最適なのか分からないという方も多くいます。

そこで、この記事では「転職するときの履歴書の書き方」についてご紹介します。

ここで紹介するポイントを押さえることで、より説得力のある履歴書を作成することができるでしょう。

転職で履歴書を記入する前に知っておくべきこと

転職活動をするために必ず必要になるのは履歴書です。

しかし、転職活動する際に「履歴書をどう書けば良いのか分からない」と悩む方も多くいます。

特に30代や40代の方が転職する場合は、履歴書を久しぶりに書くという方もいます。

そこでここでは、転職で履歴書を記入する前に知っておくべきことについて理由を踏まえながら解説します。

なんのために履歴書はある？

履歴書が存在する理由として、「書類選考の段階で応募者を選定する」ということが一般的な理由として挙げられます。

履歴書に記入されている年齢や学歴、保有している資格などは、採用や不採用の判定材料になるだけでなく、採用後の配属や職位、賃金などの決定にも使用されます。

そのため、正確に記載する必要があり、虚偽による記述は解雇理由になるため、履歴書は正直に作成することが大切です。

注意点として、学歴の卒業年度や資格取得した年月は間違えやすいので、事前に調べておくと良いでしょう。

応募企業向けの内容を書くことが大切

履歴書を作成するうえで、「その応募企業だけに向けて作る」ことを心がけることが重要です。

転職活動をする方のなかには、複数の企業に応募する方が少なくありません。

そのなかでも、「新しく履歴書を作るのが面倒だから」などの理由で、不合格になって返却された履歴書をそのまま使う方もいますが、それは絶対にやってはいけないことです。

万が一、必要書類が使い回しだと分かると応募に対する誠意や真剣味に欠けていると判断されて不採用となります。 

また、どの企業に当てはまるような内容だと、「うちの会社じゃなくても良いのでは？」と思われてしまいがちです。 

「どうしても貴社で働きたい」という熱意が伝わるような内容を作成することが大切といえるでしょう。

書き終わったら必ず「見直し」を

履歴書を一通り書き終えたら、必ず見直しを行いましょう。

チェックするポイントとして、「西暦と年号の混在はないか」「学歴や職歴、資格取得の年月や固有名詞は正確か」「誤字脱字や記入漏れはないか」ということが挙げられます。 

履歴書を含めた必要書類は、手元を離れてしまうと撤回するのは困難になるため、必ず見直しをするようにしましょう。 

また、可能であるなら仕上げた書類を信頼できる第三者に確認してもらうことをおすすめします。

客観的な視点でチェックしてもらうことで、自分では見落としていたミスも発見することができます。

転職の履歴書は手書き？PC作成？

転職を考える方のなかには、「字が綺麗でないから、履歴書はPCで作りたい」という風に考える方も多くいます。

結論からいうと、手書きとPCのどちらで作成した履歴書でも問題ありません。

あくまで採用担当者が重視しているのは、内容や見やすさや分かりやすさなので、PC作成でも可能という企業が多くあります。 

ただし、企業や業種によっては、「履歴書は手書きしてほしい」という場合もあるため、可能なら履歴書の提出方法について調べておくと良いでしょう。 

ここでは、手書きとPC作成にどんな特徴があるかを解説します。

履歴書を手書きするメリット・デメリット

履歴書を手書きで作成する最大のメリットは、「熱意が伝わりやすい」ということが挙げられます。

採用担当者は、字が綺麗か下手かということよりも、「どれだけうちで働きたいか」という志望動機を見ています。

そのため、多少字が汚くても丁寧に書かれた履歴書であれば、熱意は伝わりやすいといえるでしょう。

一方、デメリットとしては、「作成に時間がかかってしまう」ということが挙げられます。

また、1文字でも間違えると最初からやり直しになってしまうため、不便に感じることも少なくありません。

手書きの履歴書を作成する際のポイントとして、「丸1日かけて作成する気持ちで作成する」や「事前に下書きをしておく」といった方法を取っておくと失敗のない履歴書が作成できるでしょう。

履歴書をPCで作成するメリット・デメリット

PCで履歴書を作成するメリットとして、「非常に効率的である」ということが挙げられます。

一度フォーマットを作成してしまえば、その後は短時間で履歴書を作成することが可能です。 

そのため、「現職で働きながら転職活動をしているため、手書きの履歴書を作成する時間がない」という方には、非常におすすめです。

その一方で、「企業によってはPC作成での履歴書は受け取らない」というデメリットがあります。

PCによる履歴書を受け取ってくれるのは、転職エージェントやスカウトを経由して応募した企業やIT企業、外資系企業などがあり、それ以外の企業だと受け取ってもらえない場合があります。

応募先企業がPC作成の履歴書で応募して良いかどうか分からない場合は、手書きで作成した履歴書のほうが良いでしょう。

転職の履歴書を書くときのマナー

履歴書を作成する際、面接同様にマナーが存在します。

そのマナーを全て理解しているという方はそれほど多くはないのではないでしょうか。

履歴書を含めた応募書類は、「自分をアピールする書類」であるとともに、「ビジネスマナーがあるかどうか」という判断をする資料でもあります。

思わぬミスで不採用になるということも珍しくありません。

ここでは、主に3つのマナーについて解説します。

必ず黒ボールペンで書く

手書きで履歴書を作成する場合は、必ず黒ボールペンを使用しましょう。

ビジネスのさまざまな場面では、黒ボールペンを使用することが非常に多くあります。

そのため、履歴書などの応募書類に関しても黒ボールペンを使用するということがマナーといえます。

しかし、黒ボールペンと一口でいっても、どれを使うと良いのか分からないという方も少なくないでしょう。

さまざまな種類があるなかで、水に強くて紙が汚れにくいゲルインクタイプや、文字の線が細すぎない0.5ミリや0.7ミリの太さのボールペンが比較的使用しやすくおすすめの黒ボールペンです。

最近では、擦って消せるボールペンがありますが、それらは使用してはいけません。

「擦らなければ消えないのではないか？」と考える方もいるかもしれませんが、擦って消せるボールペンは、摩擦などの熱に反応してインクが消えるという仕様になっています。

そのため、配送中に熱が当たると消えてしまう可能性があり、運良く応募先企業に消えずに届いたとしても、何かしらの熱が加わると消えてしまいます。 

書き間違えたら新しく書き直す

手書きで履歴書を作成しているとき、万が一書き間違えてしまったら新しく書き直しましょう。

二重線で消すのはもちろん、修正液や修正テープの使用も控えるのが履歴書の基本的なマナーです。

最近では、擦って消せるボールペンがありますが、それらは使用してはいけません。

「擦らなければ消えないのではないか？」と考える方もいるかもしれませんが、擦って消せるボールペンは、摩擦などの熱に反応してインクが消えるという仕様になっています。

そのため、配送中に熱が当たると消えてしまう可能性があり、運良く応募先企業に消えずに届いたとしても、何かしらの熱が加わると消えてしまいます。 

手間はかかりますが、もし書き間違えてしまったら新しい履歴書用紙を用意し一から書き直しましょう。

 履歴書用紙は予備のものが何枚かあると安心です。

「御社」ではなく「貴社」と書く

転職活動の際、「御社（おんしゃ）」や「貴社（きしゃ）」という言葉を一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。

御社と貴社は、ともに「相手の会社」の尊敬語として使う表現です。

しかし、それぞれ使用する場面が少し異なり、御社の場合は面接や電話などの「話すとき」に用います。

対して、貴社は履歴書や送付状などの「書くとき」に用います。 

このような違いがあるため、履歴書では「貴社」、面接では「御社」と使い分けるようにしましょう。

【転職の基礎知識】項目別履歴書の書き方

ここまで、履歴書を作成する理由やマナーについて解説してきました。

ここからは、項目別履歴書の書き方やポイントなどについて解説していきます。

主な項目としては

• 日付や氏名
• 証明写真
• 住所や連絡先
• 学歴
• 職歴
• 免許や資格
• 志望動機
• 自己PR
• 趣味や特技
• 本人希望記入欄

が挙げられます。

基本的なマナーを踏まえ、「この内容を記載して良いのか悪いのか」といった部分も交えて紹介します。

それらを参考にしつつ、応募先企業の特色に合わせて履歴書を作成できるようにしましょう。

日付・氏名

応募書類の日付や氏名などは非常に重要です。

気構えずに書かれた日付や氏名にこそ、「応募者の人柄や心構えが出る」といわれています。

日付や氏名というのは日常生活において書く機会があるため書き慣れていることが多く、走り書きのような字になってしまうことも少なくありません。

初めて会う人への挨拶のつもりで丁寧に書くように心がけましょう。

また、日付に関しては、履歴書と職務経歴書の日付と合わせること、日付を「書いた日」ではなくポストに投函する日にすることが大切です。

証明写真

履歴書で使用する写真は、事前に写真館などで「履歴書用の写真」を撮影しましょう。

安くて短時間で済むからといって、スピード写真を使用するのは好ましくありません。

採用担当者は貼ってある写真の印象を、本人の印象として判断します。

そのため、セルフサービスで撮影した写真では印象が悪くなってしまうこともあるため、プロに撮ってもらった写真を使用しましょう。

また、写真の裏に氏名を書くこともおすすめです。

応募先企業に届いたあと、何かの拍子で写真が取れてしまうことがあります。

その際、裏に名前を記載しておけば取れてしまっても貼り直すことができ、気が利くという印象を与えることができます。

住所・連絡先

住所は、住民登録の通りに都道府県から番地まで正確に記載しましょう。

もし、転職と併せて引っ越し予定がある場合は、備考欄などに事情を記載しておくことが必要です。

連絡先の項目では、携帯電話のほかにメールアドレスを記入する欄がある場合があります。

メールアドレスは、アプリや携帯電話のメールアドレスよりもPCのメールアドレスを選択しましょう。

学歴

中途採用で最も重視されるのは、スキルや経験といった能力です。

応募先企業の業務に役立つ知識や技術の習得経験があればアピールしましょう。

例えば、「高校で簿記の基礎教育を受けて資格を取得した」や「大学時代、ゼミや卒論で応募先企業に関連した調査やテーマを行った」などが挙げられます。

注意すべき点は、留年や中退した場合です。

応募先企業によって異なりますが、よほどの事情がない限りは正直に記載しましょう。

そのうえで、「留年や中退という辛い経験をしたから、○○という考え方を持てるようになった」とポジティブなエピソードにつなげると、好印象を与えることができます。

職歴

採用担当者は、職歴のなかで正社員かアルバイトかということは気にしません。

雇用形態に限らず、真面目に勤続してきたかどうかという点について着目します。 

人によっては、「短期間で辞めた企業も書かなくてはいけないのか」と思う方もいるかもしれませんが、数か月だけ勤務していた企業でも、事実通りに記載することが鉄則です。

面接では、そのことについて細かく質問されるかもしれませんが、そのときはハキハキと事実を述べるようにしましょう。

免許・資格

免許や資格欄には、「希望職種のベースとなる資格」を記載しましょう。

例えば、介護の分野で働きたい場合は「介護福祉士」の資格、そのほかに「実務者研修」や「初任者研修」といった研修を受講していることを記載すると就職時に有利になります。

資格を取得していなくても、「現在勉強中であり、○月に試験を受ける予定です」ということを記載しておくと、仕事に対して意欲的だという印象を持ってもらえます。

志望動機

志望動機は、どんな採用担当者も必ずチェックする項目です。

「この企業で本気で働きたい」というアピールをするためには情報収集が欠かせません。

情報収集する際はネット情報だけではなく、新聞などの紙媒体の情報も活用しましょう。

そうすることで、「私は以前から○○の仕事をしたいと考えておりました。新聞にて、貴社の△△という活動を拝読し、貴社で働くなかで□□を身につけたいと思い応募しました。」という具体的なエピソードを伝えることができます。

その結果、採用担当者は「うちの会社のことを本当に知ろうとしてくれている」という熱意を感じてもらえるでしょう。

自己PR

志望動機と自己PRは似ているように感じますが、実際には異なります。

志望動機は「なぜ働きたいのか」ということであり、自己PRは「自分の持ち味をアピールする」ことです。

記入するときには、箇条書きにするなど、できるだけ読みやすいように簡潔に記載しましょう。

また、主観的に記載するのではなく、客観的な視点で記載すると読み手も把握しやすくなります。

趣味・特技

趣味・特技の欄で採用担当者が見るのは、「その人がどのような生活をしているか？」という部分です。

例えば、趣味の欄に「海外旅行」と記載されている場合、「長期休暇を取るのではないか」という印象を与えてしまう傾向があります。

そのため、趣味の欄は、健全な生活を送っているような表現をすることがおすすめです。

また、特技に関しては、業務に関して役立つことであればアピールすると良いでしょう。

例えば、ほかの人より体力があり、営業の職種に応募する場合、「体力があるので、長時間外回りをしても平気です」といった内容を入れると興味を持たれる傾向にあります。

本人希望記入欄

本人希望記入欄は、「働くうえで絶対に譲れない条件」を伝えるスペースです。

例えば、勤務地が複数ある企業の場合、「○○の事情があるため、勤務地は△△でお願いします」というように、理由も添えて記載しましょう。

これといった希望がない場合は、「求人広告の表示に従います」という表現が良いです。

希望する職種に関しては、求人募集の名称を正確に記入しましょう。

企業によっては、似たような職種が複数存在する場合があり、異なる名称を書くと「その職種は募集していない」という形で不採用になってしまうかもしれないため注意が必要です。

転職の履歴書書き終わった後のチェックポイント

長時間かけて履歴書を書き終えて、ほっと一息つきたくなりますが、履歴書は書いたら終わりではなく、郵送するまで気を抜くことができません。

郵送する前に今一度チェックすることが大切です。

主なチェックポイントとして

• 日付は「提出日(ポストに投函する日)」で統一されているか
• 西暦と年号の混在はないか
• 誤字脱字や記入漏れはないか
• 第三者にチェックしてもらったか

の4つは必要最低限、確認するようにしましょう。

また、「自分がどんな内容を記載したか」を後々振り返えられるように、コピーをとっておくこともおすすめします。

履歴書を提出する際の注意点

履歴書を提出する際、注意すべきポイントがあります。

郵送する際、応募書類のサイズに合った封筒に入れる必要があります。

また、履歴書と職務経歴書などの応募書類のほかに、添え状も必要不可欠です。

添え状は、ビジネスの現場における送付状の役割を果たしており、定型の挨拶文や応募のきっかけとなった求人媒体、応募の意思、送付書類の一覧など、最低限の内容にしておくと読みやすくなります。 

封筒の表面には、「応募書類在中」と朱書きし、かつ切手は料金不足にならないよう郵便局の受付窓口で料金を支払うと確実です。

一方、手渡しの場合は、応募書類などは郵送の場合と同様であり、直接渡す際は立ち上がって、両手で差し出すという基本動作をマスターしておきましょう。

メールで送信する場合、PCで作成した履歴書であればメールで送信可能という企業があります。

また、メールの場合は文面が添え状の役割を果たしているので、丁寧に記載することが必要です。

さらには、添付するファイル名は「何の職種に応募する履歴書のファイルか」分かるような名前にしておくと採用担当者が確認しやすくなるでしょう。

転職の履歴書で迷ったら転職エージェントに聞こう

ここまで転職活動する際の履歴書に関する内容について解説してきました。

人によっては、「現職で働きながら転職活動するため、履歴書を作成する十分な時間が確保できない」ということもあるでしょう。

そんな方は、転職エージェントを活用することがおすすめです。

転職エージェントでは、履歴書の書き方指導や添削サポートが受けられ、費用は無料であるため、どのような方でも利用することができます。

また、本人に代わって応募先企業の情報収集も行ってくれる場合もあるので、「何を書いたら良いか分からない」という悩みも解決できるでしょう。

まとめ

この記事では、履歴書を作成する理由や履歴書を書くときのマナー、各項目の書き方と書き終わった後のチェックポイントなどについて紹介してきました。 

転職活動は、自分の予想より長くかかる場合も少なくなく、一人で取り組むのには心身ともに大変なことも多くあります。

そのようなときは、転職エージェントを活用することで悩みも相談でき、プロ視点からアドバイスを受けることができるため、転職成功率アップにつなげられます。

転職活動をするときや履歴書などの応募書作成に不安がある場合、転職エージェントに相談してみましょう。